Avis aux institutions financières : la saison des vérifications liées à la FATCA et à la NCD est à nos portes

L’Agence du revenu du Canada (ARC) entreprendra bientôt ses activités de vérification sur place dans les institutions financières (IF) candidates, aux termes des parties XVIII et XIX de la Loi de l’impôt sur le revenu concernant la Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) et la Norme commune de déclaration (NCD). Plus tôt cette année, les agents de l’ARC responsables du respect de la FATCA et de la NCD ont fourni des précisions aux IF quant à la portée de ces vérifications et à l’évaluation des pénalités pour non-conformité.

Ce que vous devez savoir

• L’ARC est déjà en train de procéder à des révisions sommaires, soit des vérifications externes qui consistent généralement en un examen des politiques et des procédures d’une IF relatives à la FATCA et à la NCD.
• L’ARC prévoit commencer ses vérifications sur place vers la fin de 2022 ou le début de 2023. Attention : une IF peut faire l’objet d’une vérification sur place même si elle n’a pas été soumise à une révision sommaire.
• Les pénalités pour non-conformité ne seront établies par l’ARC qu’après la fin de ses vérifications sur place; les IF ont donc encore le temps de s’y préparer.

Sélection des IF assujetties à des vérifications sur place

L’ARC a déjà commencé à effectuer des révisions sommaires auprès de certaines IF. Dans le cadre de ce processus, ces dernières doivent souvent fournir à l’ARC une copie de leurs politiques et procédures liées à la FATCA et à la NCD.

Il convient de souligner que, bien que les résultats d’une révision sommaire puissent donner lieu à une vérification sur place, il est également possible que l’ARC décide d’entreprendre une telle vérification sans d’abord avoir mené d’autre activité préalable. L’Agence a par ailleurs cité quelques facteurs déterminants dans sa sélection des IF qui feront l’objet d’une vérification sur place, à savoir :

• le nombre de comptes auquel n’est associé aucun numéro d’identification fiscale (NIF);
• la déclaration par une IF de ses sources de revenus prévues (p. ex. dividendes);
• la présence et la consignation adéquate de la date de naissance des titulaires de comptes (ou, dans le cas d’entités titulaires de comptes, des personnes qui en détiennent le contrôle) dans les dossiers de l’IF;
• la conformité des dépôts de l’IF avec les attentes de l’ARC (le nombre de comptes déclarables doit par exemple être approprié pour la taille de l’IF);
• l’existence d’un quelconque changement atypique d’une année à l’autre (par exemple, un nombre anormalement élevé de comptes déclarables pour une année donnée en comparaison avec les déclarations antérieures de l’IF);
• l’envoi par l’Internal Revenue Service des États-Unis d’un avis d’erreur à l’IF en question (et les mesures prises par celle-ci pour tenter de résoudre la situation).

Portée d’une vérification

Une vérification sur place de la conformité d’une IF à la FATCA et à la NCD peut consister en :

• un examen de ses politiques et procédures écrites;
• un examen de ses livres et registres;
• une évaluation des efforts qu’elle a déployés pour recueillir les autocertifications qu’il lui manque et divers autres renseignements auprès des détenteurs de compte (on examine par exemple le relevé des mesures prises par l’IF pour obtenir les NIF manquants).
• une analyse d’échantillon pour déterminer la proportion de comptes qui ne sont pas documentés en raison d’une autocertification manquante.

Imposition de pénalités

L’ARC ne compte prévoir aucune pénalité avant ses vérifications sur place puisque l’objectif de cette pratique est justement de déterminer s’il est approprié d’imposer des pénalités à une IF compte tenu des faits et des circonstances d’une situation donnée.

Dans le cas où une IF n’aurait pas reçu de NIF pour des comptes préexistants, par exemple, l’ARC reconnaît qu’il y a des limites à ce qu’il est possible de faire pour obtenir cette information. Les mesures particulières prises par cette IF pour résoudre la question seraient donc un facteur important pour ce qui est de déterminer si l’ARC doit imposer une pénalité dans ce contexte.

Il convient également de noter que l’ARC se servira de l’analyse d’échantillon pour évaluer les efforts de vérification diligente des IF en ce qui concerne l’obtention d’autocertification, mais qu’elle ne compte pas extrapoler les résultats pour infliger des pénalités.

Par exemple, si une analyse d’un échantillon de 100 comptes révèle que 15 % des titulaires de ces derniers n’ont pas fourni d’autocertification, l’ARC ne conclura pas automatiquement que 15 % de tous les comptes de l’IF sont non documentés et qu’il y a lieu de lui imposer une pénalité. L’ARC a plutôt l’intention d’établir les pénalités pour autocertifications manquantes en se basant sur le nombre réel de comptes non documentés.

BLG peut vous aider

Si l’ARC sélectionne votre organisation pour une vérification, nous pouvons vous aider. Dans ces circonstances, il est notamment avantageux de faire appel à un·e avocat·e pour les raisons suivantes :

• Gestion des éléments protégés par le secret professionnel – Les communications entre les contribuables et leur juriste sont confidentielles; l’ARC ne peut donc généralement pas en ordonner la divulgation. En revanche, les communications entre les contribuables et leur comptable ne sont pas soumises au même secret professionnel, ce qui signifie que l’ARC peut en obliger la divulgation. Cependant, si une personne travaille à la fois avec un·e avocat·e et un·e comptable, ses communications avec son comptable peuvent être couvertes par le secret professionnel si un lien pertinent existe entre le travail de l’avocat·e et celui du/de la comptable, par exemple si les services du/de la comptable ont été retenus à titre d’agent·e dans le but d’obtenir les conseils d’un·e juriste.
• Surveillance des pouvoirs d’examen de l’ARC – Dans le cadre d’une vérification, l’ARC peut demander qu’on lui fournisse plusieurs documents ou renseignements. Il y a toutefois certaines limites; les contribuables ne sont pas légalement tenus de répondre à toutes les questions de l’ARC, notamment si elles touchent des communications ou des documents protégés par le secret professionnel. De même, la personne qui effectue la vérification n’est pas autorisée à procéder à l’aveuglette en sollicitant des renseignements liés à des personnes non désignées nommément qui ne font pas actuellement l’objet d’une vérification. En s’adjoignant un·e avocat·e, les contribuables qui font l’objet d’une vérification peuvent s’assurer de ne pas fournir par inadvertance à l’ARC des renseignements qu’ils ne sont pas tenus de divulguer.

Commencez à vous préparer dès aujourd’hui

Comme mentionné précédemment, l’ARC prévoit entamer ses activités de vérification sur place vers la fin de 2022 ou le début de 2023. Il n’est donc certainement pas trop tôt pour commencer à s’y préparer. Voici quelques conseils à ce sujet :

• Mettez à jour vos politiques et procédures – Il est important que vos politiques et procédures liées à la FATCA et à la NCD soient à jour et conformes à la version la plus récente des lignes directrices de l’ARC à cet égard. Vous devez également être en mesure de présenter les versions antérieures de vos politiques et procédures relatives à la FATCA et à la NCD qui se basent sur d’anciennes lignes directrices de l’ARC. Cela vise entre autres à répondre aux questions suivantes :
  • Si vous œuvrez dans le secteur de la gestion des actifs, vos politiques et procédures reflètent-elles les derniers changements applicables aux comptes de nom de client qui entreront en vigueur en janvier 2023? Pour davantage d’information, consultez notre article à ce sujet.
  • Depuis l’élaboration de vos politiques et procédures, avez-vous effectué des mises à jour pour tenir compte de l’évolution des lignes directrices de l’ARC sur la FATCA et la NCD? Obtenez plus de détails dans nos articles sur la révision des lignes directrices de l’ARC publiés le 10 mars 2022, le 10 juillet 2020 et le 20 avril 2020.
• Assurez-vous que vos politiques et procédures sont adéquates – Vous devez également déterminer si vos politiques et procédures liées à la FATCA et à la NCD sont à la hauteur des exigences auxquelles vous devez satisfaire en matière de contrôle diligent et de production de rapports. Cela vise entre autres à répondre aux questions suivantes :
  • Qui est responsable de faire le suivi des nouveautés et des mises à jour réglementaires se rapportant à la conformité à la FATCA et à la NCD? Comment ces nouveautés et mises à jour sont-elles intégrées à vos processus internes?
  • Comment assurez-vous la surveillance des comptes afin de cibler les changements de circonstances et de prendre les mesures qui s’imposent?
  • Comment les comptes pour lesquels il manque des renseignements liés à la FATCA et à la NCD sont-ils gérés? Comment consignez-vous les mesures prises pour obtenir ces renseignements manquants (afin de montrer à l’ARC que des efforts raisonnables ont été déployés pour remédier à la situation)?
  • Comment le personnel qui travaille directement avec les clients et le personnel administratif est-il formé pour ce qui touche les responsabilités liées à la FATCA et à la NCD?
• Passez en revue vos comptes non documentés – Chaque compte non documenté, c’est-à-dire pour lequel aucune autocertification en vertu de la FATCA et de la NCD n’a été obtenue, peut vous exposer à une amende allant jusqu’à 5 000 $. Les IF gagneront à prendre des mesures efficaces pour éviter de telles pénalités, comme fermer ou geler les comptes non documentés, mais elles doivent d’abord s’assurer d’être autorisées à le faire en vertu des régimes de valeurs mobilières et des régimes bancaires et réglementaires applicables.
• Effectuez des vérifications internes – En prévision d’une vérification sur place de la conformité de votre organisation à la FATCA et à la NCD, envisagez de procéder à une vérification interne afin de déceler vos éventuelles lacunes à ce titre. N’oubliez pas de faire appel à un·e conseiller·ère juridique afin d’assurer que les résultats sont protégés par le secret professionnel et demeurent confidentiels. Votre vérification peut notamment consister en l’étude d’un échantillonnage aléatoire de comptes en vue de vous donner une idée du nombre d’autocertifications qu’il vous manque. Vous pouvez également procéder à un examen détaillé de vos politiques et procédures liées à la FATCA et à la NCD dans le but de veiller à ce qu’elles correspondent aux plus récentes lignes directrices de l’ARC.

Pour discuter de la manière dont votre organisation peut se préparer à une vérification ou obtenir l’aide de BLG dans le cadre de ce processus, n’hésitez pas à communiquer avec les auteurs du présent article ou le groupe Droit fiscal de BLG.