Les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM) ont publié des lignes directrices révisées sur les assemblées d’actionnaires virtuelles en réponse aux préoccupations des certaines parties intéressées quant à leur expérience de ce genre de réunions, notamment les difficultés en ce qui a trait à l’accès et à la participation. Le personnel des ACVM invite les émetteurs assujettis à assurer une participation aux assemblées virtuelles qui soit d’une qualité et d’un niveau comparables à ceux auxquels pourraient s’attendre les actionnaires si elles avaient lieu en personne.
Formats d’assemblée générale annuelle
Les réunions et le travail en personne ayant repris pratiquement partout, le débat sur la question de savoir si les émetteurs assujettis doivent continuer de tenir leurs assemblées en format virtuel uniquement a refait surface. Une assemblée virtuelle peut se dérouler entièrement à distance ou dans un format « hybride » qui permet à la fois la participation en présentiel et par voie électronique.
Des associations de défense d’actionnaires allèguent que le format « virtuel seulement » permet aux émetteurs assujettis de contrôler les assemblées et d’y limiter dans les faits la participation des actionnaires en choisissant les questions auxquelles ils répondront, voire en ignorant certaines d’entre elles, en répondant aux questions admises par des énoncés préformatés et en empêchant les actionnaires de contester ouvertement des déclarations de la direction ou du conseil d’administration. À l’inverse, les partisans des assemblées virtuelles avancent que les actionnaires assistent rarement aux assemblées générales annuelles en personne et que ce format leur permet de s’investir davantage en leur offrant des occasions égales de s’adresser à l’émetteur peu importe où ils se trouvent dans le monde.
Au cours de la période de sollicitation de procurations 2023, nous avons observé une combinaison de formats d’assemblées, mais la majorité des sociétés cotées au S&P/TSX 60 ont continué d’opter pour le format virtuel seulement. Alors que les émetteurs assujettis ont commencé à déposer leurs circulaires de sollicitation de procurations de 2024, nous constatons que cette pratique mixte a toujours cours, bien que les premières tendances indiquent une préférence pour les assemblées en personne.
Indications des ACVM
Pour répondre à la question des assemblées virtuelles, les ACVM ont publié de nouvelles indications le 22 février 2024, lesquelles faisaient suite à des lignes directrices du 25 février 2022. Comme l’a indiqué le personnel des ACVM, les obligations d’information des lois sur les valeurs mobilières applicables ont notamment pour objectif de fournir aux actionnaires les renseignements dont ils ont besoin pour comprendre les activités d’un émetteur assujetti et exercer leurs droits lors de leurs assemblées. Pour s’acquitter de leurs obligations en vertu de ces lois, les émetteurs assujettis doivent s’assurer que leurs circulaires d’information de la direction et les documents connexes liés aux procurations soient clairs et exhaustifs en ce qui concerne les détails logistiques touchant l’accès, la participation et le vote aux assemblées d’actionnaires virtuelles.
Pour ce faire, dans leurs documents relatifs aux procurations, les émetteurs assujettis peuvent utiliser un langage clair pour expliquer les procédures d’enregistrement, d’authentification et de vote visant tant les actionnaires inscrits que les propriétaires véritables. Le personnel des ACVM recommande que les émetteurs assujettis fournissent aux actionnaires des renseignements sur les procédures entourant la façon dont leurs questions seront reçues et traitées ainsi qu’au sujet de ce qui sera fait pour autrement accommoder et gérer leur participation à l’assemblée. Il préconise également que les émetteurs assujettis fournissent les coordonnées d’un service d’aide que les actionnaires peuvent contacter s’ils éprouvent des difficultés au moment de s’enregistrer, d’accéder ou de participer à une assemblée.
En outre, il invite les émetteurs assujettis à « assurer une participation aux assemblées virtuelles qui soit d’une facilité, d’une qualité et d’un niveau comparables à ceux auxquels pourraient s’attendre les actionnaires si elles avaient lieu en personne ». Voici comment les émetteurs assujettis peuvent faciliter la participation des actionnaires aux assemblées virtuelles :
- en simplifiant les procédures d’inscription et d’authentification;
- en offrant aux actionnaires la possibilité de présenter des motions ou de soulever des objections;
- en veillant à ce que les actionnaires puissent soulever des questions et s’adresser directement à la direction durant toute période de questions et réponses;
- en précisant la période où les propositions d’actionnaires seront présentées pour être soumises au vote, en se coordonnant avec leurs instigateurs avant l’assemblée et en allouant à ces derniers un temps de parole raisonnable pour s’exprimer sur la proposition et répondre aux questions qu’elle soulève;
- en s’employant à ce que toute plateforme virtuelle utilisée présente une fonctionnalité permettant aux actionnaires de participer à l’assemblée dans toute la mesure du possible;
- en veillant à ce que le président de l’assemblée possède de l’expérience et de bonnes connaissances sur la plateforme technologique utilisée pour sa tenue.
Les émetteurs assujettis devraient revoir les dispositions législatives applicables et leurs documents constitutifs lorsqu’ils prévoient la forme de leurs assemblées d’actionnaires. Ils devraient en outre suivre les pratiques exemplaires reconnues entourant la tenue d’assemblées d’actionnaires virtuelles, notamment envisager de tenir des assemblées « hybrides » pour permettre la participation physique ou virtuelle.
Le point de vue des conseillers en matière de procuration
La Coalition canadienne pour une bonne gouvernance (CCGG) a publié une politique sur les assemblées d’actionnaires virtuelles (Virtual Shareholder Meeting Policy, en anglais seulement) dans laquelle elle milite pour la tenue d’assemblées en personne et recommande que les émetteurs adoptent la forme hybride par défaut. Ces assemblées, auxquelles on peut assister en présentiel ou à distance, combinent les avantages des deux modes de participation. Les émetteurs sont encouragés à se mettre à la place des actionnaires et à privilégier la simplicité du processus, la transparence de l’information et la libre circulation des communications.
La société Glass Lewis a également publié ses recommandations et attentes quant aux assemblées se tenant exclusivement en mode virtuel, qui rejoignent essentiellement celles du personnel des ACVM, à ceci près qu’elles traitent des cas où les émetteurs assujettis choisissent de modifier leurs statuts constitutifs pour permettre la tenue d’assemblées uniquement virtuelles ou hybrides. À cet égard, Glass Lewis indique que les émetteurs assujettis devraient minimalement faire connaître la procédure et les exigences pour participer aux assemblées virtuelles au moment où leur date est annoncée, en plus de mettre en place un mécanisme officiel par lequel les actionnaires peuvent soumettre des questions au conseil, lesquelles obtiendront une réponse dans un format accessible à tous les actionnaires. De même, Glass Lewis s’attend aussi à ce que les émetteurs assujettis ne modifient pas leurs statuts pour permettre la participation virtuelle des administrateurs et des dirigeants, à moins qu’elle se limite aux assemblées se tenant virtuellement uniquement. La présence physique de ces intervenants aux assemblées d’actionnaires, autres que les assemblées virtuelles, garantit le maintien de la responsabilité envers les actionnaires. Si son attente au titre de la communication d’information n’est pas respectée, Glass Lewis recommandera généralement de s’opposer au président du comité de gouvernance de l’émetteur assujetti concerné.
ISS n’a pas fait connaître sa position quant aux assemblées virtuelles pour la période de sollicitation de procurations 2024.
Prochaines étapes
Comme nous l’avons mentionné ci-dessus, le personnel des ACVM a recommandé, dans ses indications les plus récentes, que les émetteurs assujettis se renseignent sur les pratiques exemplaires reconnues en matière de tenue d’assemblées d’actionnaires virtuelles et y adhèrent. Ainsi, dans le cadre de la période de sollicitation de procurations 2024 et par la suite, l’équipe de direction et le conseil d’administration des émetteurs assujettis devraient rester au fait de ces pratiques lorsqu’ils réfléchissent à la forme que devraient prendre leurs assemblées. De plus, dans les cas où une contestation des actionnaires est prévue, les émetteurs assujettis devraient faire preuve d’une grande prudence dans le choix du format de leur assemblée et consulter leurs conseillers juridiques pour déterminer l’approche qui sied pour annoncer ladite assemblée et communiquer avec les actionnaires dissidents.
Pour le moment, il semble que le personnel des ACVM a une préférence pour la forme hybride, qui permet la participation physique et virtuelle. Il restera toutefois à voir la tendance qui s’opérera dans le marché. Le personnel des ACVM a indiqué qu’il continuerait de surveiller les pratiques entourant la tenue d’assemblées d’actionnaires virtuelles, notamment pour ce qui touche la communication de documents liés aux procurations dans le cadre de la période de sollicitation à venir. Au besoin, d’autres indications et mises à jour pourraient être publiées.
