Les restrictions imposées aux milieux de travail par les décrets provinciaux sur les mesures d’urgence et la nécessité de respecter la distanciation physique ont soulevé de nombreuses questions pour les employeurs. Dans ce contexte, la mise en œuvre et l’opérationnalisation du travail à distance pour le personnel constituent les principaux défis à relever, mais il ne faut pas oublier la sécurité et la protection de la propriété intellectuelle, comme les secrets commerciaux et les données confidentielles.
Ce que vous devez savoir
- Vos employés, qui travaillent maintenant à distance, auront peut-être besoin d’accéder aux renseignements confidentiels de votre entreprise. Certaines de ces données risquent donc d’être divulguées, transmises ou disséminées d’une façon ou d’une autre. Une entreprise qui ne prend pas les précautions nécessaires pour sécuriser ses renseignements personnels pourrait voir limitée sa capacité à demander réparation aux tribunaux pour atteinte à ses intérêts.
- Vous devez être au fait du cadre législatif qui entoure les données confidentielles, y compris leur définition et les façons de les protéger.
- Vous devez connaître les pratiques optimales en matière de gestion des renseignements confidentiels dans ce nouvel environnement de télétravail de masse.
Secrets commerciaux et données confidentielles
La propriété intellectuelle n’est pas toujours protégée par des droits d'auteur ou des brevets. Souvent, les entreprises traiteront leurs renseignements en tant que confidentiels ou secrets commerciaux. En termes généraux, les secrets commerciaux sont des renseignements qui ne sont habituellement pas connus du public et qui confèrent à leurs détenteurs un avantage économique ou concurrentiel vis-à-vis de ceux qui les ignorent. Une entreprise pourrait décider de protéger ses secrets commerciaux contre d’éventuels problèmes d’enregistrement de brevets ou dans le but d’étendre une protection sur une période plus longue que celle accordée (en vertu de la Loi sur les brevets par exemple). Les secrets commerciaux sont une catégorie particulière de renseignements confidentiels, terme qui englobe un large éventail de types de documents et de connaissances. Par exemple, les renseignements confidentiels qui pourraient faire l’objet d’allégations d’atteinte à la confidentialité pourraient être des listes de clients, des plans d’affaires ou d’autres données propres aux activités d’une entreprise qui ne sont pas du domaine public ou qui ne peuvent être obtenues autrement.
Il est essentiel de prendre des mesures pour protéger ses données confidentielles. Sans ces précautions, non seulement des secrets commerciaux et des renseignements confidentiels pourraient être rendus publics, mais il pourrait également être plus difficile d’intenter une action pour atteinte à la confidentialité dans le cas où des données seraient divulguées ou utilisées de façon inappropriée par un employé ou un concurrent. Pour intenter une action pour atteinte à la confidentialité, un demandeur doit démontrer les critères suivants :
- les données en question doivent bel et bien avoir un caractère confidentiel;
- elles doivent avoir été communiquées dans des circonstances qui comportent une obligation de confidentialité; et
- elles doivent avoir été utilisées de façon non autorisée au détriment de la partie qui les a initialement transmises.
Afin d’éviter de donner ouverture à de telles prétentions, les secrets commerciaux et les renseignements confidentiels doivent être traités de manière à en protéger la confidentialité. Un secret commercial est perdu dès lors qu’il devient connu du grand public. Ce problème est encore plus complexe à l’heure où le télétravail est devenu la norme. En effet, le personnel a maintenant besoin d’accéder à de l’information qui, normalement, n’aurait jamais quitté le bureau ou le lieu de travail d’une entreprise.
Protection de la propriété intellectuelle des entreprises et télétravail
À une époque où les employeurs doivent placer leur personnel en télétravail pour assurer la poursuite de leurs activités, il est important de vérifier les dispositions qui sont en place pour protéger la propriété intellectuelle de votre entreprise. De façon générale, les tribunaux évalueront les mesures de sécurité suivantes pour juger du caractère confidentiel d’un renseignement :
- Les données de l’entreprise sont protégées par des codes de sécurité et des mots de passe.
- Les renseignements sont catégorisés comme confidentiels et conservés dans un endroit sûr.
- Seuls certains employés clés peuvent accéder à distance aux secrets commerciaux et aux renseignements confidentiels.
- Les contrats de travail prévoient des modalités en matière de confidentialité.
- Des accords de confidentialité ou de non-divulgation ont été pris avec les contractants.
C’est le moment ou jamais pour les entreprises de vérifier si elles disposent des mesures appropriées pour répondre aux enjeux soulevés par le travail à distance et si elles doivent réviser leurs politiques connexes déjà en place. Elles devraient donc notamment :
- s’assurer que le personnel a accès à un système de stockage de fichiers électroniques sécurisé;
- instaurer une politique sur le télétravail (ou revoir celle qu’elles ont déjà) qui définit ou réitère la politique de l’entreprise quant aux données confidentielles, aux secrets commerciaux et à la propriété intellectuelle en général;
- restreindre les accès et autorisations de certains employés ou contractants;
- établir des protocoles pour le stockage des fichiers et des dossiers de l’entreprise (par exemple, interdire le stockage sur des clés USB non chiffrées ou la conservation de dossiers physiques dans des lieux non sécurisés);
- utiliser un système de surveillance de la propriété intellectuelle qui enregistre notamment l’identité des personnes qui accèdent aux fichiers et aux dossiers et signale le téléchargement ou le transfert des renseignements sur d’autres supports électroniques.
Si une entreprise ou un employeur craint que ses secrets commerciaux ou ses renseignements confidentiels aient été indûment divulgués ou qu’ils aient été utilisés de façon inappropriée, il importe de prendre des dispositions rapidement, notamment en déposant une demande d’injonction pour empêcher l’utilisation ou la divulgation ultérieure desdits renseignements confidentiels ou secrets commerciaux.
Enseignements à tirer
La sécurité des données confidentielles dans ce nouvel environnement de télétravail de masse représente un défi de taille pour les entreprises. BLG possède l’expérience et les effectifs voulus pour examiner les politiques et les protocoles des entreprises afin de s’assurer qu’elles respectent les pratiques optimales en la matière et pour aider ses clients à prendre les mesures judiciaires efficaces pour faire respecter leurs droits en cas de divulgation ou d’utilisation non autorisée de leur propriété intellectuelle.
