Le 30 septembre 2017, la Commission des services financiers de l'Ontario (« CSFO »), l'organisme provincial de réglementation des régimes de retraite, a publié deux nouvelles politiques concernant la recherche de bénéficiaires et la renonciation aux déclarations bisannuelles pour les participants anciens et retraités disparus.
Recherche de bénéficiaires
Pour que l'administrateur d'un régime de retraite puisse s'acquitter de son devoir de gestion et de paiement des prestations, il doit tenir des dossiers exacts et à jour sur les participants anciens et actuels. Ces derniers doivent coopérer en l'avisant promptement de tout changement à leurs coordonnées. Dans sa nouvelle politique, la CSFO recommande à l'administrateur d'établir des processus et procédures de mise à jour des dossiers, d'inclure dans la trousse de cessation d'emploi ou de départ à la retraite de l'information sur l'importance de signaler toute modification aux coordonnées, et de communiquer régulièrement avec les participants anciens et retraités.
Lorsque l'administrateur constate que l'adresse ou d'autres renseignements d'un participant sont inexacts, il doit opter pour les méthodes de recherche qui conviennent le mieux compte tenu du régime de retraite particulier. Il peut s'agir de méthodes ciblant des individus (p. ex. envoyer une lettre recommandée, communiquer avec les contacts d'urgence figurant au dossier, faire appel à une entreprise spécialisée en recherche) ou de stratégies de communication à grande échelle (p. ex. publier des avis dans les médias locaux).
Renonciation aux déclarations bisannuelles pour les anciens participants et les participants retraités disparus
En vertu de la Loi sur les régimes de retraite (Ontario), l'administrateur est tenu de fournir des déclarations bisannuelles aux anciens participants et aux participants retraités. Il peut toutefois présenter à la CSFO une demande de renonciation à cette obligation si un participant est considéré comme « disparu ».
La nouvelle politique de la CSFO fournit des directives afin de faciliter ce processus. L'administrateur doit établir qu'il a des motifs raisonnables et probables de croire que le participant est disparu en prouvant qu'il a mené les recherches ciblées appropriées.
La politique précise aussi la nature des renseignements et documents devant être joints à la demande de renonciation (dont une attestation de conformité contenant l'information requise).
L'administrateur doit remplir une demande de renonciation distincte pour chaque déclaration bisannuelle. Cependant, il n'est pas tenu de mener une autre recherche sur un individu pour lequel il a déjà obtenu une renonciation.
La politique stipule en outre que le demandeur doit conserver « indéfiniment » un dossier de la demande et des documents ayant servi de justificatifs. Si « indéfiniment » prend le sens qui lui est donné dans le dictionnaire, il peut signifier « sans limites », soit au-delà de la liquidation du régime.