Le point sur les médias sociaux en Colombie-Britannique

Pour aider les employeurs, l'Office of the Information & Privacy Commissioner de la Colombie-Britannique a récemment publié une mise à jour des lignes directrices relatives à la vérification des antécédents sur les médias sociaux

Il est indéniable que les médias sociaux ont transformé la façon dont les entreprises se présentent sur le marché, certaines sociétés consacrant une grande partie de leurs ressources à ces plateformes en expansion croissante. Les médias sociaux ont également changé la façon dont les employeurs cherchent, surveillent et sélectionnent leurs candidats et leurs employés éventuels. Étant donné la multitude de renseignements accessibles en un clic, nombreux sont les employeurs qui utilisent ces plateformes pour vérifier les antécédents de candidats et d'employés. Toutefois, cette tendance croissante s'accompagne d'un risque d'enfreindre les lois sur la protection de la vie privée.

Pour aider les employeurs, l'Office of the Information & Privacy Commissioner de la Colombie-Britannique a récemment publié une mise à jour des lignes directrices relatives à la vérification des antécédents sur les médias sociaux (en anglais seulement). Le Personal Information Protection Act régit l'utilisation, la divulgation et la collecte de renseignements personnels dans le cadre de vérifications des antécédents sur les médias sociaux par une société du secteur privé, alors que le Freedom of Information and Protection of Privacy Act vise les organismes publics. Le présent article aborde les exigences auxquelles doivent se soumettre les sociétés du secteur privé.

Voici les risques décrits dans les lignes directrices mises à jour à prendre en considération lors de vérifications des antécédents sur les médias sociaux :

1. Inexactitude : La législation sur la protection de la vie privée exige des sociétés qu'elles prennent les mesures nécessaires pour veiller à la précision des renseignements personnels qu'elles recueillent. Cette tâche peut s'avérer difficile, car le compte examiné peut ne pas appartenir au candidat, les photos peuvent être mal identifiées ou l'information présentée peut s'avérer obsolète.
2. Collecte de renseignements inexacts ou en trop grande quantité : En vertu des lois sur la protection de la vie privée, les sociétés sont uniquement autorisées à recueillir des renseignements personnels qu'une personne raisonnable considérerait comme appropriés dans les circonstances. Les sociétés doivent filtrer la quantité et le type de renseignements obtenus dans le cadre de leurs vérifications des antécédents. Un employeur pourrait recueillir par inadvertance des renseignements sur l'origine ethnique, le sexe, l'âge, l'orientation sexuelle ou la religion d'un candidat par l'intermédiaire des publications de ce dernier sur les médias sociaux ou bien se retrouver avec des données sur d'autres personnes.
3. Dépendance excessive au consentement : Les lois sur la protection de la vie privée autorisent les sociétés à demander aux individus leur consentement pour consulter leurs comptes sur les médias sociaux, mais ces derniers peuvent le retirer à tout moment. Dans ce cas, les sociétés ne peuvent continuer à recueillir ni à utiliser l'information précédemment trouvée pour prendre une décision sur cette personne. Or il existe une exception à cette règle, qui concerne les renseignements publiés sur les médias sociaux en rapport avec la situation professionnelle du candidat. Dans ce cas, l'employeur peut utiliser l'information sans le consentement de ce dernier, s'il le fait à des fins raisonnables liées à son embauche ou au maintien, à la gestion ou à la cessation de sa relation d'emploi. Cependant, l'employeur doit toujours aviser l'individu que ce type d'information a été recueilli, à moins qu'il ne l'utilise à des fins pour lesquelles le consentement de l'individu n'est pas requis (certains types d'enquêtes par exemple).

Pour limiter les risques d'atteinte à la vie privée dans le cadre de vérifications des antécédents sur les médias sociaux, les lignes directrices mises à jour rappellent aux employeurs que toutes les données recueillies sur un individu sont considérées comme des renseignements personnels et se trouvent assujetties aux lois sur la protection de la vie privée. Ce même document recommande aux sociétés d'effectuer une évaluation des aspects relatifs à la vie privée pour déterminer les risques liés à l'utilisation des médias sociaux lors de vérifications des antécédents. Ces évaluations doivent permettre aux intéressés :

• de repérer la loi sur la protection de la vie privée applicable;
• de déterminer l'objectif et le fondement juridique de l'utilisation de l'information à recueillir;
• d'envisager des mesures de collecte et d'utilisation de l'information moins intrusives;
• de définir le type et la quantité de renseignements personnels susceptibles d'être recueillis;
• de cerner les risques liés à la collecte et à l'utilisation de l'information;
• de vérifier qu'il existe des politiques et des procédures pour gérer les risques répertoriés;
• d'aviser l'individu que la société va procéder à la vérification de ses antécédents sur les médias sociaux si la collecte est autorisée;
• de préparer l'accès aux renseignements recueillis.

La mise à jour des lignes directrices est une occasion de rappeler aux employeurs les risques liés aux vérifications des antécédents sur les médias sociaux. Si un candidat, un employé éventuel ou un employé en poste soupçonne que ses renseignements personnels ont été utilisés à mauvais escient, il peut porter plainte auprès de l'Office of the Information & Privacy Commissioner de la Colombie-Britannique, ce qui pourrait entraîner des conséquences sur le plan juridique pour l'employeur.