Les administrateurs de régimes doivent être au courant des nouvelles lignes directrices qui régissent la divulgation de renseignements sur les régimes de retraite et de celles concernant les « apparentés » applicables aux placements des fonds de retraite qu'a publiées le Bureau du surintendant des institutions financières (« BSIF »), l'organe fédéral de réglementation des régimes de retraite, vers la fin de 2016. Les lignes directrices sur les renseignements ne s'appliquent qu'aux régimes de retraite qui sont régis par la législation fédérale tandis que celles sur les règles concernant les apparentés englobent les régimes de retraite de compétence provinciale à l'égard desquels la législation provinciale sur les normes de prestation de retraite a adopté les règles fédérales en matière de placements (ce qui n'est cependant pas le cas des régimes enregistrés au Québec).
Divulgation des renseignements sur les régimes de retraite — Prestations déterminées et cotisations déterminées
Le BSIF a publié en 1998 une ligne directrice sur la divulgation de renseignements aux participants et aux participants anciens des régimes de retraite, sans faire de distinction entre les régimes à prestations déterminées (« PD ») et les régimes à cotisations déterminées (« CD »). En octobre 2016, cette ligne directrice a été remplacée par deux guides d'instructions distincts, l'un pour les régimes à PD et l'autre, pour les régimes à CD. On recommande fortement aux administrateurs de régimes de passer en revue leurs fascicules, leurs livrets sur le régime, leurs relevés et leurs guides d'instructions portant sur les exigences de divulgation afin de certifier que leurs activités sont toujours conformes aux lois et qu'ils satisfont aux attentes du BSIF.
Les nouvelles lignes directrices décrivent les attentes du BSIF, qui sont essentiellement similaires qu'il s'agisse des régimes à PD ou des régimes à CD, quoiqu'il y ait certaines différences fondamentales. La divulgation des renseignements propres au régime renvoie au devoir de diligence et à l'obligation fiduciaire qui incombent à l'administrateur et que celui-ci doit respecter de manière primordiale. Les deux lignes directrices soulignent l'importance de l'efficacité de la communication : il faut promouvoir la transparence et faire en sorte que les participants au régime et leur conjoint comprennent bien le fonctionnement du régime et prennent des décisions éclairées.
On remarque des variations dans les types de renseignements à communiquer, selon qu'il s'agit d'un régime à PD ou d'un régime à CD. Ces variations ont par exemple trait aux placements des fonds de retraite. Dans le cas d'un régime à PD, il faut expliquer notamment la raison d'être de l'Énoncé des politiques et des procédures de placement (« ÉPPP ») et indiquer comment un participant au régime peut consulter ce document. Dans le cas d'un régime à CD, où les participants décident du placement de leurs comptes, il n'est plus nécessaire d'insérer d'ÉPPP et les renseignements sur les placements qu'il faut expliquer sont complètement différents.
L'Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite (ACOR) a publié elle aussi un certain nombre de lignes directrices qui nous orientent sur la divulgation des renseignements dans le cas d'un régime à CD. Même si elles ne constituent pas des obligations légales, ces lignes directrices traduisent les attentes des organismes de réglementation des régimes de retraite et il est fort probable que les tribunaux en tiendront compte lorsqu'ils devront déterminer, en cas de différend, si un administrateur de régime a satisfait au devoir de diligence et à l'obligation fiduciaire auxquels il est tenu.
Règles régissant les apparentés
Les règles fédérales régissant les placements des fonds de retraite interdisent à un fonds d'investir dans un apparenté. Cependant, des exemptions légales sont prévues à cette interdiction générale, exemptions qui ont changé depuis le 1er juillet 2016. Ainsi, l'exemption de nature générale qui portait sur l'acquisition de titres à la bourse ne peut plus être invoquée. À l'heure actuelle, les exemptions comprennent notamment :
- une transaction avec un apparenté aux fins de l'administration du régime : cette transaction doit respecter des conditions tout aussi favorables au régime que les conditions du marché mais ne doit pas faire intervenir de prêt à l'apparenté ni un placement auprès de celui-ci;
- un placement dans un fonds de placement ou une caisse séparée qui respecte certaines exigences aux termes des règles fédérales qui régissent les placements des fonds de retraite;
- une transaction ayant une valeur négligeable.
Ces règles et exemptions s'appliquent aux régimes à PD et aux régimes à CD; on remarque toutefois certaines différences.
Le BSIF a publié une ligne directrice qui indique son interprétation et ses attentes au titre des exemptions. Ainsi, une période de grâce de cinq ans est prévue afin de donner au fonds de retraite le temps de se conformer aux changements apportés aux règles. Cette période de grâce qui porte sur le dessaisissement de tout titre non conforme débute le 1er juillet 2016 à moins que le manquement aux règles concernant les apparentés résulte d'une transaction conclue par une personne qui n'est pas l'administrateur du régime (il s'agirait par exemple d'une transaction organisationnelle comme une prise de contrôle); la période de cinq ans débute alors à la date de l'infraction découlant de la transaction.
Le BSIF s'attend à ce que les administrateurs planifient sans tarder le dessaisissement des fonds pertinents et voient à rendre les placements conformes aux nouvelles règles, et ce, en raison d'un certain nombre de facteurs évidents. Nul ne sait quelle sera la conjoncture du marché dans cinq ans; les placements pourraient avoir des conséquences sur le financement d'un régime à PD et l'ÉPPP; il se peut qu'on doive modifier les politiques relatives au financement ou aux placements; les participants d'un régime à CD ont aussi besoin de temps pour prendre des décisions avisées quant à la façon dont ils entendent modifier leurs placements dans un régime à CD.