Adjoint* à la pratique — Droit du travail et de l’emploi (contractuel 10 mois)

No de référence PASL_-_03-29-19
Date d'ouverture de poste 29 mars 2019
Emplacement Montréal

Description du poste

L’adjoint à la pratique coordonnera les travaux pour les autres services de soutien. Ainsi, il déléguera les tâches relatives à production de documents et passera en revue les documents terminés; en outre, il supervisera la gestion des dossiers, le bon déroulement des mandats de photocopie et de numérisation, et le travail administratif en général. Il devra comprendre à fond tous les aspects des exigences des clients et aura à cœur de fournir un service exceptionnel aux avocats et aux clients du cabinet.

Principales attributions

Tâches administratives

  • Gère les agendas en veillant à ce qu’ils soient à jour et rappelle aux avocats leurs réunions quotidiennes
  • Organise les réunions, réserve les salles de conférence, commande les rafraîchissements, vérifie l’état des salles avant les réunions, etc., et communique avec les autres participants, à l’interne et à l’externe
  • S’occupe des réservations pour les déplacements et d’autres détails avec l’aide des équipes de soutien
  • Voit au bon déroulement de diverses fonctions : photocopie, impression, envois par messager, envoi de lettres et de télécopies, etc.
  • Voit à l’ouverture et à la fermeture des dossiers, et supervise les procédures pour s’assurer qu’on respecte les diverses exigences en matière de classement et de consignation
  • Emploie des systèmes efficaces pour faire en sorte que les tâches à exécuter à court et à long terme soient terminées dans les délais impartis
  • Soutient les avocats dans leurs activités de marketing et participe notamment à la préparation de présentations et de sollicitations

Communication

  • Répond aux demandes téléphoniques internes et externes, donne l’information requise ou voit à ce que les messages soient transmis aux personnes compétentes en temps voulu
  • Surveille le courrier ou les courriels et prend les mesures voulues; voit à ce que la correspondance qui concerne un client soit transmise à l’avocat compétent ou à la personne qui le remplace s’il est absent
  • Au besoin, communique au nom des avocats avec les Services de soutien administratif
  • Communique avec le chef d’équipe du service quant aux absences prévues, trouve des remplaçants au besoin et communique l’information pertinente aux avocats compétents

Gestion de la relation client

  • S’occupe activement des besoins des clients et est au fait des contacts/clients
  • Saisit, maintient et actualise l’information et les détails qui concernent les clients et l’information connexe dans le système des contacts du cabinet
  • Répond aux demandes courantes des clients et aux questions générales qui ont trait à l’administration
  • Organise les rencontres avec les clients

Production de documents

  • Vérifie la correspondance, les pièces jointes, les documents, les rapports, les présentations, les télécopies etc. que produit l’équipe affectée à la production de documents avant que ces documents soient transmis à l’avocat compétent; au besoin, apporte les modifications mineures requises
  • Tape la correspondance et les courriels confidentiels, urgents ou brefs
  • Au besoin, produit et conserve des feuilles de calcul Excel

Tâches financières — Facturation

  • Aide les avocats quant à la saisie et à la consignation quotidiennes de leurs heures dans le système
  • Aide les avocats et les Coordonnateurs, Facturation quant au processus de facturation et de contrôle du crédit en communiquant avec l’avocat compétent et la Comptabilité, et produit, au moyen du système, des rapports standard de facturation provisoire
  • Au besoin, fait des demandes de chèques, des virements bancaires et des versements

Autres fonctions et responsabilités

  • En plus d’appuyer l’avocat ou les avocats à qui il rend compte, l’adjoint à la pratique aide ses collègues immédiats dans son propre service et, lorsque l’occasion s’y prête, les collègues d’autres services
  • Au niveau de l’équipe, les obligations comprennent ce qui suit :
    • Aider les autres membres du cabinet de manière proactive et lorsque le chef d’équipe le demande
  • Mener à bien toute autre tâche selon les directives des avocats ou du chef d’équipe

Principales exigences

  • Diplôme en secrétariat juridique ou expérience équivalente ;
  • Bilinguisme autant à l’oral qu’à l’écrit ;
  • Au moins 2 à 5 ans d’expérience dans un cabinet juridique ;
  • Expérience en droit du travail, ou en litige, un atout ;
  • Maîtrise des applications MS Office (principalement les fonctions avancées de Word) ;
  • Capacité à communiquer d’une manière professionnelle avec les clients et les avocats ;
  • Capacité à interagir de manière professionnelle avec les clients et les autres membres du cabinet ;
  • Compétences poussées pour ce qui est de l’organisation et de la gestion du temps ;
  • Souci du détail et solides compétences en correction d’épreuves ;
  • Excellentes compétences pour ce qui est d’accomplir de multiples tâches ;
  • Capacité à suivre des directives moyennant peu de supervision et à prendre des initiatives ;
  • Aptitude à établir ses propres priorités tout en faisant preuve de souplesse ;
  • Esprit d’équipe et excellentes compétences interpersonnelles.

Dépôt d’une candidature

Nous remercions tous les candidats qui manifestent leur intérêt à l'égard de ce poste. Cependant, nous ne communiquerons qu'avec ceux qui seront sélectionnés pour une entrevue.

BLG n’étudiera pas les curriculums vitæ non sollicités provenant d’agences de recrutement. Ces dernières ne doivent pas soumettre de candidatures, à moins d’y avoir été expressément autorisées par BLG.

Quiconque travaille chez BLG doit s'assurer de remplir ses fonctions conformément aux principes fondamentaux énoncés dans les politiques sur le respect en milieu de travail du cabinet et de traiter l'ensemble de ses collègues avec respect, quelle que soit leur fonction. BLG estime qu’un milieu de travail respectueux passe par la valorisation de la diversité et de l’inclusion.

BLG est déterminée à favoriser un milieu de travail diversifié et inclusif. Nous invitons les personnes d’horizons divers, dont celles ayant une incapacité, à poser leur candidature pour des postes au cabinet, et nous les encourageons à le faire. Dans tous les aspects du processus de sélection, des accommodements sont offerts sur demande aux candidats qui ont des besoins particuliers.

* Par souci de concision, le masculin englobe le féminin.

** Veuillez noter que les proches des employés et des professionnels du cabinet ne sont pas admissibles.

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