Administrateur* **, Gestion des dossiers

No de référence ARM_-_09-14-18
Date d'ouverture de poste 14 septembre 2018
Emplacement Montréal

Description du poste

L’Administrateur, Gestion des dossiers devra soutenir les avocats, les adjoints et les membres des Services à l’entreprise pour ce qui touche la gestion des dossiers physiques et électroniques, conformément à la politique sur la gestion de l’information et des dossiers et les plans connexes et gérer les processus et les tâches du service attribuées par le gestionnaire national de l’information et des dossiers.

Principales attributions

Les principales responsabilités associées à ce poste sont les suivantes :

  • Apporter son soutien pour ce qui est du classement, de l’organisation et de l’enregistrement des dossiers de même que de l’administration de leur état d’avancement dans le système de gestion des dossiers
  • Gérer les flux de production pour la numérisation des dossiers
  • Contribuer à la gestion des fichiers électroniques, notamment à la création d’arborescences, au transfert de données et à la mise à jour des profils de document
  • Faciliter le stockage et la circulation des fichiers papier
  • Gérer les ressources du cabinet
  • Traiter les demandes de recherche documentaire et l’extraction des fichiers
  • Gérer la mise en circulation et le transfert des fichiers, notamment leur collecte et leur préparation, ainsi que la création et le classement des documents requis
  • Faciliter la disposition et la destruction définitives des documents
  • Veiller sur les biens des clients mis en garde/à la gestion des dossiers testamentaires, ce qui comprend la collecte, le stockage, la gestion des bases de données, la gestion des demandes d’information et des transferts, la préparation et le classement de tous les documents requis, ainsi que le transfert des fichiers
  • Contribuer à la gestion des fournisseurs, au rapprochement des factures et au classement des documents du service
  • Participer à la gestion des fournisseurs, au rapprochement des factures et au classement des documents du service.

Principales exigences

  • Expérience pertinente en gouvernance de l’information ou en gestion de dossiers.
  • Expérience dans un cabinet de services professionnels
  • Connaissance du contexte juridique, réglementaire et opérationnel d’un cabinet
  • Connaissance approfondie du classement de documents et des méthodes de recherche
  • Excellentes compétences en dactylographie et en saisie de données
  • Capacité de travailler de manière autonome, de suivre des instructions avec un minimum de supervision et de prendre des initiatives
  • Esprit d’équipe et excellentes habiletés en communication interpersonnelle
  • Maîtrise des systèmes informatiques et des logiciels, comme la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel) ainsi que le système de gestion documentaire, le logiciel de gestion des dossiers et le logiciel d’imagerie documentaire du cabinet, et de toute autre application du cabinet utilisée pour gérer les dossiers et les renseignements des clients.

Dépôt d’une candidature

Si ce poste vous intéresse ou si vous connaissez quelqu’un qui aurait les compétences voulues, veuillez faire parvenir un curriculum vitæ à jour à Stéphanie Boucher à l’adresse SBoucher@blg.com.

Nous remercions tous les candidats qui manifestent leur intérêt à l'égard de ce poste. Cependant, nous ne communiquerons qu'avec ceux qui seront sélectionnés pour une entrevue.

BLG n’étudiera pas les curriculums vitæ non sollicités provenant d’agences de recrutement. Ces dernières ne doivent pas soumettre de candidatures, à moins d’y avoir été expressément autorisées par BLG.

Quiconque travaille chez BLG doit s'assurer de remplir ses fonctions conformément aux principes fondamentaux énoncés dans les politiques sur le respect en milieu de travail du cabinet et de traiter l'ensemble de ses collègues avec respect, quelle que soit leur fonction. BLG estime qu’un milieu de travail respectueux passe par la valorisation de la diversité et de l’inclusion.

BLG est déterminée à favoriser un milieu de travail diversifié et inclusif. Nous invitons les personnes d’horizons divers, dont celles ayant une incapacité, à poser leur candidature pour des postes au cabinet, et nous les encourageons à le faire. Dans tous les aspects du processus de sélection, des accommodements sont offerts sur demande aux candidats qui ont des besoins particuliers.

* Par souci de concision, le masculin englobe le féminin.

** Veuillez noter que les proches des employés et des professionnels du cabinet ne sont pas admissibles.

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