Le 5 avril 2018 marque l’entrée en vigueur du nouveau Règlement sur la certification des résidences privées pour ainés (le « Règlement »), qui fait suite au Règlement sur les conditions d’obtention d’un certificat de conformité et les normes d’exploitation d’une résidence privée pour aînés, en vigueur depuis le 13 mars 2013.

Le Règlement entraine plusieurs modifications au régime jusqu’à présent applicable aux résidences privées pour ainés (ci-après les « RPA »). Ces modifications ont notamment pour objectif de consolider les acquis en matière de protection des aînés tout en assurant un équilibre nécessaire entre les exigences auxquelles font face les exploitants de RPA et le maintien de l’accessibilité économique des résidents à ce type de ressource.

Afin de vous assister dans la mise en œuvre de ces nouvelles dispositions, notre équipe a élaboré la grille de vérification diligente ci-après. Notez que cette grille ne vise que la mise à niveau en application des nouvelles règles, et non l’ensemble de la vérification diligente requise en vue d’assurer la conformité à la législation en vigueur. Une lecture attentive du Règlement et du cadre législatif aux RPA est donc recommandée.

 

Oui

Non

Précisions

I  Catégories de soins et services offerts

 

 

 

Avez-vous identifié la (ou les) catégorie(s) de résidence que vous exploitez?

 

 

Quatre catégories de résidences sont prévues au règlement, les catégories 1 et 2 offrant des services destinés principalement à résidents autonomes et les catégories 3 et 4 à des résidents semi-autonomes au sens de l’article 346.0.1 de la Loi sur la santé et les services sociaux. Les exigences pourraient varier selon la catégorie à laquelle la résidence appartient.

Voir les articles 1 et 2 du Règlement.

Lorsque votre résidence offre des services appartenant à plus d’une catégorie de services, une unité ou un étage spécifique est-il dévolu distinctement à chaque catégorie?

 

 

Si la résidence offre des services qui la font correspondre à plus d’une catégorie de services, ces services devront être offerts sur des étages ou au sein d’unités distinctes. À défaut, la résidence sera soumise aux exigences de la catégorie la plus élevée.

ATTENTION : L’exploitant d’une résidence accueillant moins de six résidents ou de catégorie 1 ne peut offrir plus d’une catégorie de services.

Voir l’article 3 al. 1 du Règlement.

Comptez-vous ajouter un service de soins ambulatoires à votre offre de services?

 

 

Le Règlement permet désormais aux résidences de catégories 2, 3 et 4 de mettre à la disposition de ses résidents un tel service.

ATTENTION : L’exploitant d’une RPA accueillant moins de six résidents ou de catégorie 1 ne peut cependant offrir ce service.

Voir l’article 3 al. 2 du Règlement.

II  Tenue des registres et dossiers

 

 

 

Votre tenue du registre de résidence est-elle conforme aux exigences de la règlementation?

 

 

Voir l’article 7 du Règlement.

Pour chaque quart de travail, tenez-vous un registre du nombre de membres du personnel chargés de rendre des services d’assistance personnelle, le nombre d’infirmières, ou d’infirmiers et d’infirmières auxiliaires ou d’infirmiers auxiliaires présents dans la résidence ainsi que le nombre total de membres du personnel présents dans la résidence?

 

 

Voir l’article 7 du Règlement.

Votre tenue du registre visant le bâtiment est-elle conforme?

 

 

Voir l’article 7 al. 2 du Règlement.

Conservez-vous un dossier pour chacun des bénévoles responsables d’assurer la surveillance d’une résidence? Votre système d’archivage des documents est-il adapté pour conserver ce dossier pour une période d’au moins cinq suivant le départ de ces bénévoles?

 

 

ATTENTION : Cette obligation cible les résidences de catégorie 1 comprenant 99 unités locatives ou moins.

Voir l’article 58 al.2 et 60 al.2 du Règlement.

Votre système d’archivage des documents est-il adapté pour conserver les dossiers constitués pour chacun des membres du personnel pour une période d’au moins cinq ans suivant le départ de ces membres?

 

 

Voir l’article 60 al.2 du Règlement.

Le dossier que vous constituez et conservez pour chacun des résidents bénéficiant de services de catégorie 2, 3 et 4 comprend-il le mode de distribution de ses médicaments, le cas échéant?

 

 

Voir l’article 57 al.2(2) du Règlement.

Vous assurez-vous de conserver, pendant une période d’au moins cinq ans, toute ordonnance, avis de correction ou autre document reçu de toute autorité chargée de l’application de toute disposition législative ou réglementaire applicable ainsi que les preuves démontrant que la résidence s’y est conformée en apportant les correctifs requis, le cas échéant?

 

 

Voir l’article 45 al. 3 du Règlement.

Votre système d’archivage des documents est-il adapté pour conserver, pendant une période d’au moins cinq ans suivant le départ de la personne concernée, les documents suivants :

  • la déclaration écrite de la résidence, de chacun de ses dirigeants et administrateurs, le cas échéant, concernant toute accusation ou déclaration de culpabilité relative à une relative à une infraction ou à un acte criminel dont ils font ou ont fait l’objet (à moins qu’ils en aient obtenu le pardon) accompagnée de tous les renseignements nécessaires à la vérification de cette déclaration par un corps de police; et
  • du consentement écrit de chacune de ces personnes à une telle vérification, de même qu’à la transmission des résultats de cette vérification au CISSS par le corps de police.

 

 

Voir l’article 11 al.2 du Règlement.

Obtenez-vous et fournissez-vous au CISSS de façon systématique la déclaration et le consentement de vos nouveaux dirigeants et administrateurs référés à la question précédente, et ce, avant leur entrée en fonction? Vous assurez-vous de conserver, pendant une période d’au moins cinq ans suivant leur départ, une copie de ces documents?

 

 

Voir l’article 32 al.2 du Règlement.

III  Obligations relatives à la courtoisie et à la santé et sécurité des résidents

 

 

 

Votre Code d’éthique prévoit-il spécifiquement l’engagement de la résidence et de son personnel à l’effet que les résidents et leurs proches soient traités avec courtoisie, équité et compréhension, dans le respect de leur dignité, de leur autonomie et en fonction de leurs besoins?

 

 

Voir les articles 8 et 36 du Règlement.

Votre Code d’éthique prévoit-il spécifiquement une affirmation de la philosophie de bientraitance, selon laquelle les actions posées envers les résidents doivent favoriser leur bien-être, leur épanouissement et leur pouvoir de décision?

 

 

Voir l’article 36 du Règlement.

Mettez-vous en œuvre des mesures pour vous assurer que la résidence et le terrain sur lequel elle est située soient entretenus et maintenus en bon état? Conservez-vous les documents pièces attestant de ces entretiens et maintenances?

 

 

Voir l’article 8 du Règlement.

Mettez-vous en œuvre des mesures pour vous assurer que les appareils et équipements requis pour la dispensation des soins et des services d’assistance personnelle soient entretenus et maintenus en bon état? Conservez-vous les documents pièces attestant de ces entretiens et maintenances?

 

 

Voir l’article 8 du Règlement.

Mettez-vous en œuvre des mesures pour vous assurer que les appareils et équipements requis pour la dispensation des soins et des services d’assistance personnelle sont utilisés de façon sécuritaire et adéquate? Conservez-vous les preuves de formation?

 

 

Voir l’article 8 du Règlement.

Plus généralement, mettez-vous en œuvre des mesures pour assurer la santé et la sécurité des résidents, en offrant et en maintenant un milieu de vie conforme aux dispositions de toute loi et de tout règlement applicable? Avez-vous en place des mesures visant à assurer que vos sous-traitants se conforment également à ces lois et règlements?

 

 

Voir l’article 45 al. 1 et 2 du Règlement.

Disposez-vous d’un espace de rangement sécuritaire pour entreposer les produits d’entretien ménager entre chaque utilisation?

 

 

Voir l’article 46 du Règlement.

Mettez-vous en œuvre des mesures pour vous assurer que tout produit inflammable, toxique ou présentant un risque d’explosion ne soit pas accessible aux résidents?

 

 

Voir l’article 46 du Règlement.

Vous assurez-vous d’obtenir le consentement écrit d’un résident si ce dernier refuse d’avoir accès au système fixe d’appel à partir de son lit? Avez-vous en place des mesures pour vous assurer que le système demeure en tout temps fonctionnel?

 

 

Le Règlement permet désormais aux résidents de refuser l’accès à un système fixe d’appel de leur lit, pourvu que ce refus soit consigné par écrit et classé au dossier du résident concerné.

ATTENTION : Les dispositions relatives au système d’appel à l’aide ne s’appliquent pas à une résidence accueillant moins de six résidents ou de catégorie 1.

Voir les articles 15 et 57 al.3(2) du Règlement.

Votre plan de sécurité incendie est-il conservé dans un lieu accessible déterminé par le service de sécurité incendie de la municipalité où est située votre résidence?

 

 

Voir l’article 21 du Règlement.

Disposez-vous d’une politique ou de procédures écrites devant être suivies par le personnel de la résidence et par toute autre personne responsable d’effectuer la surveillance dans la résidence en cas de danger pour la vie ou l’intégrité d’un résident, de décès ou d’absence inexpliquée d’un résident et d’avertissement de chaleur accablante émis par les autorités compétentes? Ces procédures contiennent-elles minimalement les actions prévues à l’annexe III? Vous êtes-vous assurés de la faire connaître aux membres de votre personnel ainsi qu’à toute autre personne responsable d’effectuer la surveillance dans la résidence?

 

 

Voir l’article 22 du Règlement.

Disposez-vous d’une politique ou de procédures écrites visant la prévention des infections dans la résidence? Vous êtes-vous assurés de la faire connaître aux membres de votre personnel ainsi qu’à toute autre personne responsable d’effectuer la surveillance dans la résidence?

 

 

Voir l’article 22 du Règlement.

Disposez-vous d’une politique ou de procédures écrites visant la prévention des chutes chez les résidents? Vous êtes-vous assurés de la faire connaitre aux membres de votre personnel ainsi qu’à toute autre personne responsable d’effectuer la surveillance dans la résidence?

 

 

Voir l’article 22 du Règlement.

Disposez-vous d’une politique ou de procédures écrites visant les mesures à prendre lors de l’apparition d’une maladie infectieuse chez un résident? Vous êtes-vous assurés de la faire connaître aux membres de votre personnel ainsi qu’à toute autre personne responsable d’effectuer la surveillance dans la résidence?

 

 

Voir l’article 22 du Règlement.

Disposez-vous d’une procédure relative aux médicaments prescrits aux résidents auxquels sont dispensés des services de distribution ou d’administration des médicaments? Vous êtes-vous assurés de la faire connaitre aux membres de votre personnel?

 

 

Voir l’article 26 du Règlement.

Avez-vous désigné, parmi les membres de votre personnel, une personne responsable de l’application de la procédure relative aux médicaments prescrits? Avez-vous offert la formation requise à cette personne?

 

 

Voir l’article 26 al.2 du Règlement.

Disposez-vous d’une procédure de déclaration des incidents et accidents connus qui surviennent dans la résidence et qui impliquent un résident?

 

 

Voir l’article 50 du Règlement.

Vous assurez-vous que la personne à prévenir en cas d’urgence, ou, le cas échéant et avec le consentement requis, le CISSS concerné sont avisés lorsqu’est constaté, chez un résident, un état de santé qui représente un risque pour sa sécurité en cas d’urgence ou qui nécessite des soins ou des services qui dépassent votre offre de services?

 

 

Voir l’article 51 al.1(3) du Règlement.

Le mécanisme d’avis au CISSS est-il prévu à l’entente établissant les modalités de dispensation des services de santé et de services sociaux par cet établissement aux résidents?

 

 

Voir les articles 41 et 51 al.2 du Règlement.

Les résidents sont-il avisés au moins une journée à l’avance d’un changement de menu d’un repas affiché?

 

 

Voir l’article 53 al.2 du Règlement.

Les membres du personnel sont-ils bien avisés qu’ils ne peuvent avoir recours à des mesures de contrôle d’un résident impliquant la force, l’isolement ou tout moyen mécanique sauf en cas d’exception? Connaissent-ils les modalités d’application de telles mesures de contrôle?

 

 

Voir les articles 54 à 56 du Règlement.

Les membres du personnel sont-ils bien avisés qu’en aucun cas ils ne peuvent employer une substance chimique comme mesure de contrôle?

 

 

Voir l’article 54 du Règlement.

En cas d’application de mesures de contrôle, vous assurez-vous que soient consignés au dossier du résident concerné, les renseignements suivants : 

  • les raisons pour lesquelles les mesures de remplacement se sont avérées inefficaces ou ne pouvaient être appliquée en temps utile;
  • les mesures utilisées, le motif du recours à ces mesures de même que l’endroit et la durée de leur application; et
  • les mesures prises pour assurer la sécurité du résident, dont les mesures de surveillance, de même que la réaction du résident à ces mesures?

 

 

Voir les articles 54 et 55 du Règlement.

IV  Vérifications judiciaires des employés, bénévoles, dirigeants et administrateurs de la résidence

 

 

 

Vous assurez-vous que les bénévoles qui œuvrent de façon régulière dans la résidence et qui, dans le cadre de leurs fonctions, sont appelés à entrer directement en contact avec les résidents ne font pas l’objet d’une accusation relative à une infraction ou à un acte criminel ayant un lien avec les aptitudes requises et la conduite nécessaire à leurs fonctions au sein de la résidence ou n'ont pas été déclarés coupables d’une telle infraction ou d’un tel acte, à moins, dans ce dernier cas, qu’ils en aient obtenu le pardon?

 

 

Voir l’article 30 al.2 du Règlement.

Avez-vous pris les mesures nécessaires pour assurer le respect du Règlement si l’un de vos administrateurs ou dirigeants principaux a déjà agi pour une personne morale ne satisfaisant pas aux exigences requises pour l’obtention d’une attestation temporaire? Conservez-vous les documents pièces attestant des mesures prises?

 

 

Voir l’article 10 du Règlement.

V Document devant être remis à un résident avant la conclusion du bail

 

 

 

Le document remis à un résident avant la conclusion du bail contient-il une disposition à l’effet que ce dernier peut choisir le pharmacien de qui il souhaite recevoir des services pharmaceutiques?

 

 

Voir l’article 37 al.1(6) du Règlement.

Si vous exploitez une résidence de catégorie 1 ou 2, le document contient-il une disposition à l’effet qu’aucun service d’assistance personnelle ou de soins de nursing n’est offert?

 

 

Voir l’article 37 al.2 du Règlement.

Vos employés utilisent-ils ce document afin d’identifier les services que la personne désire recevoir?

 

 

Voir les articles 13 et 37 du Règlement.

Lorsqu’un résident fait l’objet d’une évaluation de son autonomie, et qu’il décide par après de se procurer des services supplémentaires, les nouveaux besoins identifiés et services choisis font-ils l’objet d’une modification au bail? Sont-ils communiqués au personnel de la résidence, notamment aux préposés?

 

 

Voir l’article 52 al. 4 du Règlement.

VI – Couverture d’assurance responsabilité

 

 

 

Votre couverture d’assurance est-elle conforme aux exigences minimales applicables à la catégorie de résidence que vous exploitez?

 

 

Voir l’Annexe II du Règlement.

VII Obligation de surveillance

 

 

 

Les mesures de surveillance en place répondent-elles aux obligations qui incombent à votre résidence en fonction de la catégorie à laquelle elle appartient?

 

 

Le Règlement prévoit différentes exigences quant au nombre et à la qualification des personnes devant être présentes à la résidence pour assurer ces fonctions, selon la catégorie à laquelle appartient la résidence.

Voir les articles 16 à 20 du Règlement.

Disposez-vous de mécanismes visant à assurer la présence physique dans la résidence du nombre requis de personnes qualifiées afin d’assurer la surveillance de la résidence, de même que l’évacuation des résidents en cas d’urgence?

 

 

Voir les articles 16 à 20 du Règlement.

Les personnes présentes dans la résidence pour assurer la surveillance sont-elles titulaires, en date de sa première tâche de surveillance, des attestations et/ou des diplômes requis en vertu du Règlement?

 

 

Voir les articles 16 à 20 du Règlement.

 

Pour toute question concernant la présente grille ou afin d’en obtenir la version plus exhaustive résumant la réglementation, dont le détail des modalités de l’obligation de surveillance, nous vous invitons à contacter un membre de l’équipe nationale de Résidences et services pour aînés.

Auteures

Katherine Poirier CRHA
KPoirier@blg.com
514.954.3175

Alexandra M. Nicol 
ANicol@blg.com
514.954.3158

Olivia Toussaint-Martin 
OToussaintMartin@blg.com
514.954.3135

Compétences

Droit de la santé